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    活動流程應該怎么策劃?

    在進行一項活動籌備的時候,活動流程、行政庶務、人員配置,是三個相當重要的環節。很多時候,在活動方向、目標確定之后,大家都會苦惱于活動流程的設計,不知道該從何下手?不知道該朝著什么方向走?

    在洲正廣告看來:一個活動流程的策劃,說起來簡單,但也有他需要仔細思考的部分!

    今天,洲正廣告要來談談活動策劃的專題分享:要如何策劃一個活動流程

    活動方向:一個活動的產生,想必都會有他所要達到的目的,在進行策劃之前,我們可以經由成員的討論,朝著目的,而來設定所要到達到的目標,在有了明確的方向之后,我們就可以依著這個方向前進,讓往后策劃的時候,能更有條理,更順利的進行!

    活動的目標:目標的設定,實在是相當的重要,也是參予活動策劃的每一個人,所必須知道、了解的。有了相同的共識之后,才能就所認知的,來進行想法的分享,有效率的討論,而不是像亂槍打鳥般的浪費時間!

    熱力曲線

    人家常說:「好的開始,是成功的一半」!但,在進行活動策劃的時候,我們必須全方位的思考,除了要設想引人注目的開場之外,更要為結尾立下目標。如此,才能在討論流程時,能朝著目標來設計中間的活動!

    「熱力曲線」簡單的說,就是觀眾的情緒起伏!如果我們以一場晚會為例,運用以下的熱力曲線來做一些簡單的敘述及說明。

    開始→拉高→持續高→情緒再激勵→最high結尾

    熱舞→搞笑戲劇→團康→歌舞劇→歌舞劇最后和觀眾合唱結尾- 持續加溫向上拉高→最高結尾

    戲劇 (以劇情來改變觀眾情緒,在劇情最精采的部份作結尾),利用對抗型的大團把氣氛炒熱,結束可以是動感帶動唱,讓大家一起high到最高點。

    開始→拉高→漸收→感性結尾

    熱舞→小團(拉高)→戲劇(拉高并漸收給予啟示)→柔性手語結尾

    以上兩種曲線圖,是我們最常見到及使用的,當然,我們也可以因應自己活動的開頭及結尾,來為自己良身訂做一個屬于活動的熱力曲線。

    溝通討論

    洲正廣告認為:在活動策劃的時候,每個環節都需要用心及注重,溝通與討論是其中相當重要的一環。他的目的,是在匯集每個人的信息,經由溝通及交流,進行整合、發想、決策等動作,讓策劃的內容在成員的交叉討論之后,能激發創意,讓活動更富延展性,更完善!

    策劃書撰寫

    在討論完之后,接下來很重要的事,就是把所討論的結果,將他書面化。讓每一個人都可以清楚的看見大家辛苦所討論出來的結果。

    在撰寫策劃書的時候,在策劃書的撰寫部份,我們需要知道幾項比較重要的注意事項,讓我們在撰寫時,更有方向可以依循!

    1. 列點說明,簡潔易懂。

    2. 閱讀舒服,版面干凈。

    3. 文字精簡,說出重點。

    4. 詳細及明確,讓任何人都對可以自己的工作項目一目了然。

    這幾點,雖然看起來簡單,但在執行上,有時候卻很難達到,需要靠時間及經驗上的慢慢累積,需要花上一些心思及時間!

    協調修正

    「神仙打鼓有時錯」,神仙都會犯了錯,更何況人!我們常說,溝通必須花上許多的時間及耐心!是的,在第一回合的討論結束,我們也撰寫完策劃書之后,必須進行『再檢視』的這個動作,檢查一下自己的討論成果,是不是有所缺失或是漏洞的部份,藉由人與人之間的討論協調,來發現問題,并且解決問題!將所有可能會發生的事情,都進行解決方法的設想,好讓我們的活動在執行的時候,不管遇到什么問題,都能夠輕松應對,而不會產生措手不及的狀況??!

    預備方案

    活動的內容非常重要!當然,也有可能發生一些突如其來的狀況,這個時候,「預備方案」也就顯得重要。

    假如,我們活動最原始的設計場地是在戶外,但不巧的是,在活動即將要進行的同時,天公不作美,突然下起雨!如果有進行室內場地這項預備方案,活動當然能夠繼續順利的進行下去;如果沒有,除了大家會無所適從之外,也可能會打斷大家的情緒,更影響到之后整個活動了流程進行!那實在是太可惜了!

    所以,如果我們事先將會發生的所以狀況進行設想,那么,不管有什么事情發生,都可以以最從容的態度,來輕松應對了!不是嗎?!

    策劃之外

    在策劃之外,還是有相當重要的事情需要大家來注意!就是「策劃之外的時間規劃」。沒錯,在進行活動策劃時,我們可以事先為整個策劃作時程上的安排,也就是安排進度的意思。什么時候開始?什么時候完成什么事情?什么時候場地勘查?什么時候采買…等,讓事情可以在掌控之內,在一定的時間之內完成!


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